Herramientas para Teletrabajo para ser más eficiente

Hoy en día, y sobre todo ahora con la situación actual de la pandemia, estamos necesitando poder trabajar a distancia de la forma mas eficiente posible. Se hace indispensable conseguir herramientas para teletrabajo que nos brinden soluciones, nos faciliten el trabajo diario, con el objetivo de acortar tiempos, mejorar procesos, poder colaborar con compañeros, responder a nuestros superiores y asegurar que nuestro servicio continue con la mayor normalidad posible.
En una búsqueda constante de conseguir “ser más eficientes”, “mejorar la productividad” “optimizar el tiempo” etc, etc, etc, sin darnos cuenta, buscamos y nos adaptamos a nuevas formas de trabajo, nuevas tecnologías, nuevas herramientas de las cuales nos apoyamos para conseguir mejores resultados.
Pero por qué? Creemos que ganaremos tiempo, para luego ese “tiempo perdido” lo podremos destinar a “ser mas productivos” o estar con la familia y afectos, eso es una cuestión de lo que cada uno desee. De lo que sí está claro es que necesitamos mejorar procesos, nuestra empresa, necesita, y nosotros mismos ser más productivos y eficientes con herramientas para el teletrabajo.
A continuación, te detallamos una lista de herramientas para teletrabajo, trabajar online o a distancia, (como desees llamarlas). Esta lista la vamos a organizar por categorías y enumerar a continuación. Seguramente algunas herramientas ya serán de vuestro conocimiento y quizás otras no.
Esperamos aportar con esta lista valor adicional para vuestro trabajo y que consigáis mejorar tus resultados.

Almacenamiento de Documentos

Os detallamos las 3 herramientas para teletrabajo que consideramos las mas completas y fiables para poder almacenar y compartir vuestros documentos en la nube.

Google Drive:

Servicio de almacenamiento de documentos compartidos, permite trabajar en tiempo real, con diferentes documentos en la nube, (XLS, DOC, PPT). Almacenamiento seguro. Dispone de una opción gratis y otra opción para empresas.

One Drive:

Es Similar a Google Drive, pero de Microsoft, dispone de opción gratis, (free) y diferentes planes para empresas. Algunos planes incluye el Office 365.

Dropbox:

Es una herramienta en la nube, que permite sincronizar, compartir archivos y carpetas. Utiliza el sistema de almacenamiento S3 de Amazon. Dispone de una cuenta gratis, otra PRO y otra opción Business, estas ultimas dos son de pago. Ideal para el trabajo de colaboración de documentos y versiones.
Permite recuperar archivos borrados, y versiones anteriores de un archivo que hayamos modificado.

Videollamadas

Una herramienta para teletrabajo o trabajo online de las más importantes, ya que cualquier emprendimiento hoy en día necesita realizar videollamadas para compartir experiencias, acercarnos a nuestro equipo, realizar demostraciones en vivo.

Google Hangout Meet:

Es el sistema de videoconferencias empresarial con la infraestructura de Google, disponible en G-Suite. Desde 4,68€ por mes.
Hasta 100 personas a tus teleconferencias y videoconferencias. Tienes 14 días de prueba gratis.

Microsoft Teams:

Es el sistema de colaboración, llamadas, reuniones, chats videollamadas, desde una misma aplicación, con la infraestructura de Microsoft, donde ponen énfasis en la privacidad por sobre todas las cosas, desde 4,20€ por mes (Essentials) . Tiene una prueba gratis de un mes en la versión Premium.

Cisco Webex:

Una de las empresas pioneras en telecomunicaciones, por IP, dispone de una suite de herramientas online para el teletrabajo, como videollamadas, conferencias y colaboración. Dispone de una integración con Google Drive. Dispone de una versión gratis hasta 100 participantes, muy completa por cierto.

Zoom:

Es una aplicación para realizar videoconferencias y reuniones virtuales, una de sus características es que es muy simple de utilizar, muy fácil e intuitiva, además de ser gratis hasta 100 participantes.

Jitsi Meet:

Es similar a Zoom, es decir que puedes realizar videollamadas, llamadas, reuniones privadas. Es de código abierto, (Open Source) gratuita, y de cifrado de datos, la preferida de Edward Snowden.

Gestión de Tareas

Gestionar las tareas es importante, debido a que al comenzar el día, tenemos tareas diarias que realizar, gestionar prioridades, ver cual es la importante y menos importante, es clave para poder desarrollar el día de trabajo con éxito.

Trello:

Te permite organizar tus tareas diarias, puedes utilizar tarjetas virtuales, puedes agregar listas, etiquetar eventos, adjuntar archivos, agregar comentarios y compartir tableros. Es ideal para colgar ideas y organizar la información, disponible para IOS, Android e interfaz web. Dispone de una opción gratuita, otra Business Class y Enterprise, desde USD9,99 por mes.

Microsoft Planner:

Es una solución de tareas que se integra con la suite de Microsoft Office 365, permitiendo organizar equipos de trabajo, tareas (tasks). Tiene una interfaz amigable, te permite organizar las tareas, compartirlas, y organizarlas con el resto del equipo. Disponible para IOS, Android. Tiene una opción gratis y desde 5 USD por mes.

Asana:

Puedes organizar el trabajo diario y darle un seguimiento, te permite estructurar el trabajo diario, estableciendo prioridades y fechas límites para tu equipo. Puedes compartir y asignar tareas. Puedes hacer un seguimiento de todas las tareas y proyectos durante todas las etapas. Dispone de una opción gratis (Basic) y otras versiones de pago desde 10,99€ por mes.

Chat de Colaboración Dinámica

Los Chats de Colaboración Dinámica, son clave en una empresa o emprendimiento, donde les aporta valor a los integrantes de la empresa, a difundir ideas, conversar, centrando la comunicación en el propio trabajo y no mezclando con chats de uso personal.

Slack:

Es una plataforma de mensajes que permite crear grupos o canales donde podrán participar diferentes personas del equipo, por ejemplo el departamento de marketing, puede crear un canal para compartir y comunicarse por este canal sobre estos temas sin necesidad de saturar el correo electrónico. De esta forma la colaboración interna se hace mas eficiente y más productiva. Es una herramienta muy potente que centralizar la comunicación, acceder de forma rápida al contenido, permite integración con Google Drive, Dropbox, Skype. Ahorras tiempo. Dispone de una opción gratuita y otra desde 6,25€ por mes.

Microsoft Teams:

Se basa en Microsoft Office 365, permitiendo la colaboración entre personas de un mismo equipo o de un mismo proyecto. Está diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de un equipo, permitiendo que entre ellos compartan recursos. Dispone de un chat empresarial, llamadas. Todas las colaboraciones están en la nube, lo que permite el acceso remoto desde cualquier dispositivo. Integración con Skype Empresarial. Desde 8,80€ por mes.

WhatsApp:

Es una aplicación de mensajería que comenzó para teléfonos, pero también dispone de una versión con acceso a Web (WhatsApp Web). Permite el envío de mensajes de texto, voz, imágenes, videos. Es gratuita, y también hay una versión de WhatsApp Business disponible para Android y IOS, donde puedes etiquetar a los potenciales clientes, clientes, leads, interesados, etc. Generar respuestas automáticas para gestionar mejor tu comunicación.

RRSS Corporativa

Las RRSS Corporativas son una excelente oportunidad para las empresas y los empleados de la misma, permitiéndoles participar y difundir temas de interés dentro de cada area de la empresa. Esto hace que la realción de los integrantes sea más enriquecedora

Yammer:

Es una red social pensada y diseñada para empresas, el objetivo es aumentar la colaboración entre empleados de una misma empresa u organización, fue lanzada en el 2008 y adquirida por Microsoft en el 2012. Se determina por el dominio de internet de la empresa, lo que significa que sólo pueden acceder miembros de esa empresa unicamente. Disponible par IOS, Android. Dispone de una prueba gratuita limitada y desde 6,70€ al mes.

Workplace: (by Facebook)

Es una red social de Facebook, con el mismo diseño de la conocida red social Facebook, pero donde sólo pueden acceder los miembros del dominio de una web, es decir que registras tu pagina web, y sólo accederán quienes dispongan de ese dominio. Permite poner en contacto a los miembros de una organización empresarial, puedes realizar videollamadas, chat, compartir información relevante de la empresa, desarrollar conversaciones con un determinado equipo o grupo de la empresa. Dispone de una opción gratis y otra opción de USD 4 por mes.

Interacción (Pizarras y Sistemas de Respuesta)

Tienes ideas? seguro que sí, necesitas compartirlas? seguro que también, las pizarras de interacción dinámica son una excelente forma de poder compartir y colaborar con el resto del equipo de trabajo, donde todos los integrantes pueden participar, colaborar con ideas y opiniones.

Microsoft Whiteboard:

Es una aplicación de pizarra digital online, donde podes plasmar tus ideas, es un espacio para tus ideas, dispone de rotuladores de diferentes colores para poder plasmar ideas, es como una pizarra tradicional pero online, donde todos los involucrados al proyecto pueden participar y aportar ideas, o bien pueden recibir la idea de quien está a cargo del proyecto. Es gratis.

Miro:

Es una plataforma de colaboración digital online. Una pizarra online de colaboración visual en equipo, puedes compartir imágenes, videos, notas adhesivas. Permite el debate y la colaboración. Acceso en tiempo real. Si estás gestionando un proyecto, eres un creador de contenido, un diseñador web, un desarrollador de aplicaciones o profesional de marketing. Esta aplicación es ideal para tí. Dispone de una versión gratuita y otra desde USD 10 por mes.

Mentimeter:

Es una plataforma online interactiva, permite visualizar de forma estructurada, interpretando en la forma en que funcionan nuestras mentes, fomentando el compromiso, la conexión y la capacidad de interactuar con el presentador. Puedes crear, compartir interactivas presentaciones. Agrega preguntas, encuestas, cuestionarios, diapositivas e imágenes a a tu presentación. Tiene una versión gratis y otra desde USD 9,99 por mes.

Slido:

Es una plataforma para gestionar las preguntas, con el objetivo de hacer más dinámica la participación de los asistentes y una mayor fluidez. Está diseñada principalmente para la gestión de preguntas cuando por ejemplo realizas eventos profesionales online, y tienes de repente una gran cantidad de preguntas, Slido es ideal para gestionar de forma eficiente las preguntas. Permite agregar encuestas en tiempo real. Disponible para iOS y Android, dispone de una versión gratuita y otra versión de pago, también por suscripción.

Kahoot!

Es un sistema que permite crear cuestionarios de evaluación, juegos de aprendizaje, compartir el juego de aprendizaje con los participantes, permitiendo la interacción con los asistentes online, generando la participación y aprendizaje colaborativo. La aplicación es de USD 10,00 por mes.

Otras Apps y Herramientas

Algunas apps y herramientas que desde nuestra opinión, consideramos que pueden aportarte valor, y ayudarte en el teletrabajo.

Evernote:

Es una aplicación, que permite organizar las notas del día, puedes organizar las notas por libretas, descargar páginas webs completas. El objetivo es apoyar al profesional en ser más organizados y eficientes día a día. Se la puede utilizar como un archivo digital, o un sistema de gestión de tareas o de proyectos. Disponible para iOS y Android. Dispone de una versión gratis y otra que va desde €6,99 por mes.

We Transfer:

Es una plataforma que permite enviar archivos a diferentes destinatarios. La versión gratuita permite enviar hasta 2GB. Es muy fácil de utilizar, simple e intuitiva. Dispone de una versión PRO de 12€ por mes, donde pasa de 2G (free) a 20GB, crear contraseñas, gestionar accesos, poner fecha de caducidad al enlace, entre otras cosas.

Adobe Scan:

Es una aplicación móvil gratuita que permite escanear cualquier documento y los convierte en archivos PDF de alta calidad. Identifica el texto escrito a mano, puedes editar el texto escaneado en el ordenador, (requiere Adobe Acrobat)
Tienes algunas otras herramientas para teletrabajo para compartirnos?
Esperamos haberte ayudado con esta selección de herramientas.

Aprovecha también estos días que estamos en casa para formarte.